Color Coded Filing

Klassement :  “Color Coded Filing”

ADMINISTRATIEVE VEREENVOUDIGING VAN HET FYSIEK KLASSEMENT:
Het globale principe van het klasseersysteem HABILCLASS bestaat in de staande opstelling van het dossier of fiche, dat niet gelezen maar herkend wordt door middel van een efficiënte kleurencode. Het concept van het dossier in welke vorm dan ook in combinatie met duidelijk herkenbare genummerde kleuretiketten, heeft volgende voordelen:

1.  Visuele herkenning van de unieke code, gesofistikeerde decodeerapparatuur is bijgevolg niet nodig.
2.  Een tijdsbesparing van ongeveer 90% voor wat het selecteren en terugplaatsen van de dossiers betreft. Kleurencombinaties stimuleren op een veel efficiëntere manier cijfer- of lettercombinaties.
3.  Een zekerheid van de volle 100% bij terugplaatsing: een dossier dat niet op zijn plaats hoort laat zich opvallen.
4.  Een professioneel klasseringsbeleid waarbij de dossiers enerzijds vertrouwelijk blijven tegenover personen die niet afhangen van de dienst en toch toegankelijk zijn voor nieuwe gebruikers (bijvoorbeeld bij vervanging of toevoeging van personeel).
5.  Plaatswinst van ongeveer 30 à 50% in de breedte en 20% in de hoogte in vergelijking met de conventionele hangmappen. Dit betekent optimale benutting van kantoorruimte en besparing van meubilair.
6.  Verbetering van de werkomstandigheden: Door het feit dat de aangestelde personeelsleden minder moeten zoeken en zeker zijn van de correcte rangschikking der dossiers, is een verhoogde motivatie en efficiëntie merkbaar.
7.  Verzekerde rentabiliteit en dit vanaf het eerste gebruiksjaar.

Men kan ook gebruik maken van de letters van het alfabet zo men dossiers alfabetisch wenst te klasseren. Het geheel oogt minder gestructureerd en is daardoor veel drukker dan een numeriek klassement. Dit komt omdat met het numeriek klassement men door een combinatie van 10 nummers dito kleuren een oneindig aantal combinaties kan vormen. De correct gerangschikte dossiers vormen dan ook een gestructureerde opvolging van lange kleurenstroken voor resp. duizend-, honderd- en tientallen. Het alfabet heeft 26 verschillende cijfers die dan ook door combinatie van kleuren(strepen) veel drukker zullen zijn omdat de navolging van gelijke letters minder lang zullen zijn. We bevelen dan ook altijd aan om, indien mogelijk, een reconversie te overwegen waarbij een alfabetisch klassement in een numeriek overgezet kan worden.

AlfaUnilabel